Analisa SWOT

SWOT merupakan kependekan dari strength (kekuatan), weakness (kelemahan), opprotunity (kesempatan), dan threat (ancaman). Analisa SWOT adalah analisa dengan menggunakan keempat faktor tersebut secara bersamaan. Keempatnya merupakan dua faktor internal dan dua faktor eksternal. Faktor-faktor internal adalah kekuatan dan kelemahan, dan dua faktor eksternal adalah kesempatan dan ancaman. Dari sisi lain, kekuatan dan kesempatan dapat dipandang sebagai faktor-faktor yang positif, sedangkan kelemahan dan ancaman adalah faktor-faktor negatif.

Analisa SWOT - ada buku yang menyebut dengan “TOWS analysis” -  pertama kali dikenal dalam manajemen perusahaan bisnis tahun 1960-an, yang digunakan terutama untuk menyusun rencana pemasaran. Namun kemudian, karena kepraktisannya, alat ini berkembang untuk berbagai organisasi dan manajemen. Bahkan, prinsip dan metodanya dapat pula digunakan untuk perencanaan pembangunan pedesaan, yaitu untuk pengembangan produksi pedesaan (pertanian maupun industri). Dalam konteks ini, desa dianggap sebagai satu unit sosial, ibarat sebuah perusahaan yang memproduksi sejumlah barang atau jasa. Analisa SWOT dapat diterapkan untuk melihat desa secara keseluruhan, namun juga dapat untuk tiap-tiap unit kelembagaan di dalamnya misalnya untuk memahami bagaimana mengembangkan sebuah koperasi, sebuah kelompok tani, sebuah kelompok usaha, dan lain-lain.

Analisa SWOT merupakan salah satu bentuk analisa situasi yang sedang dihadapi. Secara sederhana, analisa SWOT adalah “… a simple framework for generating strategic alternatives from a situation analysis”. Dalam pembangunan pedesaan, alat ini mampu menyediakan kerangka analisa terhadap situasi yang dihadapi, untuk menggali masukan dari masyarakat, membangkitkan dan menggodok solusi serta kendala-kendala yang potensial, serta untuk mengumpulkan informasi yang berguna dalam aktifitas evaluasi nantinya.  Sebagai contoh, jika analisa digunakan dalam mengevaluasi proyek yang berjalan baik, maka “kelemahan” adalah apa elemen proyek yang tidak berjalan sebagaimana mestinya, “kesempatan” adalah bagaimana poitn-point “kelemahan” tersebut dapat diatasi dan dibangun , dan “ancaman” adalah kendala yang ditemui dan yang akan menurunkan peluang yang sudah  di depan mata.

SWOT adalah perangkat umum yang didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan keputusan dan sebagai perencanaan strategis [1]. Analisa SWOT menyediakan sebuah kerangka pemikiran untuk lebih fokus melihat masalah. Umumnya analisa ini banyak ditujukan untuk penerapan dalam aktifitas bisnis. Analisa SWOT merupakan sebuah alat analisis yang cukup baik, efektif, dan efisien, serta cepat dalam menemukenali kemungkinan-kemungkinan. Ia dapat melihat seluruh kemungkinan perubahan masa depan sebuah institusi dengan pendekatan yang sistematik melalui proses instropeksi dan mawas diri ke dalam, baik yang bersifat positif maupun negatif.

Makna dan pesan yang paling mendalam dari analisa SWOT adalah, apapun cara-cara serta tindakan yang diambil, proses pembuatan keputusan harus mengandung dan mempunyai prinsip berikut ini; kembangkan kekuatan, minimalkan kelemahan, tangkap kesempatan, dan hilangkan ancaman. Agar efektif, analisa SWOT harus fleksibel, karena situasi dan kondisi yang cepat berubah. Maka analisis harus sesering mungkin dibuat dan disesuaikan.

Kenapa menggunakan analisa SWOT? Karena ia adalah alat yang sangat efektif untuk mengidentifikasi situasi. Kerangka pikir SWOT (SWOT framework) akan membantu untuk memfokuskan aktifitas kita ke dalam area dimana kita memiliki kekuatan, dan dimana peluang terbesar berada.

Langkah pertama dalam membuat analisis SWOT adalah membuat sebuah lembaran kerja dan membentuk empat kuadran, masing-masing kotak berisi satu untuk kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Langkah berikutnya adalah membuat daftar item spesifik yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi di bawah topik masing-masing. Daftar agar dibatasi misalnya sampai 10 poin saja, untuk menghindari generalisasi yang berlebihan [2]. Untuk mengisi masing-masing kotak tulis jawaban untuk berbagai pertanyaan berikut, atau bisa menggunakan pertanyaan yang mirip [3]. 

1.      Untuk mengetahui kekuatan, jawab pertanyaan-pertanyaan berikut: Apa yang kelebihan yang kita punyai? Pekerjaan atau aktifitas spesifik apa yang dapat kita kerjakan dengan lebih  terampil dibanding orang lain?  Apa sumber daya yang relevan yang kita miliki? Apakah orang lain melihat kelebihan kita tersebut?

2.      Untuk mengetahui kelemahan: Apa aspek yang dapat ditingkatkan di dalam organisasi kita? Bagian apa yang kinerja selalu jelek? Kesalahan apa yang harus dihindari dan tidak terulang lagi terus-menerus?

3.      Untuk mengetahui peluang: Dimana kesempatan baik yang dimiliki? Gejala apa yang sedang berkembang atau menjadi trend di lingkungan kita?

4.      Untuk mengetahui ancaman: Apa hambatan yang sedang dihadapi? Apa yang dilakukan oleh pesaing usaha kita? Apakah dibutuhkan perubahan untuk ragam produk dan jasa? Apakah perubahan teknologi akan mengancam posisi kita? Adakah masalah hutang piutang dan finansial? Akankah segala kelemahan yang dimiliki akan mengancam bisnis kita secara keseluruhan?

Untuk mengembangkan bisnis misalnya, hal-hal yang biasanya menjadi kekuatan atau kelemahan adalah pengalaman, sumberdaya yang dimiliki, originalitas ide, pelayanan kepada konsumen, tingkat efisiensi yang mampu dicapai selama ini, keunggulan kompetitif, infrastruktur, dan kualitas produk yang dihasilkan. Sedangkan hal-hal yang dapat menjadi kesempatan atau ancaman adalah: perjanjian dan kerjasama bisnis yang sudah ada sebelumnya, produksi baru (barang atau jasa) yang ada di pasar, meningkatnya kejenuhan pasar, dan target terhadap segmen pasar yang baru [4].

Siapa yang melakukan analisa? Analisa SWOT dapat dilaksanakan secara individual atau oleh sekelompok orang. Teknik secara kelompok akan lebih  efektif khususnya dalam menggambarkan struktur, objektifitas, kejelasan dan fokus untuk diskusi mengenai strategi; sehingga tidak akan melantur, atau bahkan akan terpengaruh interest perseorangan yang kuat [5]. Idealnya tim analisa terdiri atas beragam bidang dan latar belakang (cross-functional team), misalnya melibatkan akuntan, bagian penjualan, manajer  eksekutif, ahli mesin (engineer), dan bagian hukum.    

SWOT sangat praktis dan tidak boros terhadap waktu, serta efektif karena kesederhanaannya. Ia dapat digunakan secara kreatif, sehingga dapat membentuk dan membangun fondasi, dimana dapat menciptakan sejumlah rencana strategis untuk pengembangan program-program baru. SWOT adalah sebuah teknik yang sederhana, mudah dipahami, dan juga bisa digunakan dalam merumuskan strategi-strategi dan kebijakan-kebijakan. SWOT tidak mempunyai akhir. Artinya, ia akan selalu berubah sesuai dengan tuntutan jaman. Karena itu, analisa SWOT harus sering dilakukan.

Beberapa keuntungan atau kelebihan menggunakan analisa SWOT adalah:

1. Mereka yang terlibat akan merasakan bahwa SWOT adalah alat yang mudah untuk menerangkan, mudah dalam penggunaan, dan mudah pula untuk dipahami oleh anggota komunitas sampai kepada yang level intelegensinya rendah sekalipun.
2. Alat ini dalat digunakan untuk membuat analisa masalah (problem analysis), memonitor, dan juga untuk mengavaluasi kegiatan yang sedang berjalan.
3. Alat ini menyediakan kerangka untuk pemahaman yang seimbang antara faktor-faktor kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.
4. Terbuka, dalam, dan terfokus, karena diskusi akan difasilitasi jika menerapkan metodenya.
5. Memungkinkan bahwa seluruh ide dari satu masalah didskusikan secara seimbang.
6. Dapat merekam perubahan dalam sikap dan persepsi suatu masyarakat jika analisa dilakukan secara teokus dan konsisten.

Analisa situasi internal dan eksternal akan dapat menghasilkan banyak sekali informasi, dimana sebagian besar mungkin tidak terlalu relevan. Analisa SWOT menyaring informasi tersebut menjadi lebih sedikit, dan menjadikannya tertata (manageable). Jadi, analisa SWOT sangat berguna jika waktu yang tersedia terbatas untuk membuat suatu analisa situasi yang kompleks. Kelebihan lain adalah, analisa SWOT lebih informal sehingga dapat menggali partisipasi lebih baik. Partisipasi juga lebih terdorong, karena informasi yang digunakan adalah berupa informasi kualitatif, sehingga keterlibatan semua orang menjadi mungkin.

Hasil analisa SWOT biasanya berupa profil SWOT (SWOT profile). Yaitu berupa sebuah tabel dengan empat kotak, dimana masing-masing berisi point-point yang termasuk sebagai S, W, O, dan T. Alat yang biasa dipakai adalah matrik SWOT, yang menggambarkan bagaimana menggabungkan antara faktor internal dan eksternal, sehingga menghasilkan empat bentuk strategi sebagai berikut:

           

Eksternal	Internal
	Strengths (S): Tentukan faktor-faktor yang  merupakan kekuatan internal	Weaknesses (W): Sebutkan berbagai faktor yang menjadi kelemahan organisasi
Opportunities (O): Indikasi berbagai faktor ekternal yang bersifat positif untuk organisasi	Strategi S-O Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia	Strategi W-O Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan organisasi sehingga mampu memanfaatkan peluang.
Threats (T): Tentukan berbagai faktor eksternal yang bersifat negatif bagi organisasi	Strategi S-T Ciptakan strategi yang menggunakan kelebihan organisasi namun sekaligus mengurangi pengaruh negatif dari ancaman eksternal	Strategi W-T Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman.

Meskipun banyak kelebihannya, analisa SWOT juga memiliki kelemahan. Sifat terlalu menyederhanakan (oversimplify) dari situasi yang dihadapi, seringkali menghasilkan kebingungan dalam menempatkannya. Kita sering bingung, apakah satu situasi internal akan dianggap digolongkan kekuatan atau kelemahan, dan apakah satu situasi eksternal akan diklasifikasikan sebagai kesempatan ataukah ancaman. Sebagai contoh, perubahan teknologi dapat dianggap sebagai ancaman ketika masyarakat dan prasarana tidak mendukung, namun juga dapat dikategorikan kesempatan jika kondisinya siap. Yang jadi masalah adalah, bagaimana kita dapat mendefinisikan situasi yang sedang kita hadapi secara tegas.

Selain itu, juga dapat ditemui berbagai kontradiksi, misalnya antara konteks ekonomi, sosial, dan lingkungan. Profil SWOT untuk satu komunitas pedesaan tidak cukup jika hanya dibuat dalam konteks ekonomi saja, namun memasukkan konteks lain. Permasalahannya adalah apa yang dianggap sebagai faktor kekuatan dalam konteks ekonomi, dapat menjadi kelemahan dalam konteks lingkungan.

Pada umumnya SWOT hanya mencerminkan pandangan seseorang atau kelompok, dimana hanya mencerminkan keberpihakan dalam menilai tindakan yang telah ditentukan sebelumnya, daripada digunakan sebagai alat untuk menemukenali kemungkinan-kemungkinan peluang baru. Hal penting yang perlu perhatikan bahwa kadang-kadang ancaman juga dapat dipandang sebagai kesempatan, tergantung orang atau kelompok yang terlibat. Ada pepatah yang menyatakan, "Seorang yang pesimis adalah orang yang melihat kegagalan di dalam suatu kesempatan, dan seorang yang optimis adalah orang yang melihat kesempatan di dalam suatu kegagalan" ^[6]. SWOT memang memungkinkan sebuah institusi untuk mengambil cara yang singkat daripada melakukan sebuah penelitian khusus kekuatannya yang sesuai dengan kesempatan, namun ini dapat mengabaikan kesempatan yang tidak dirasakan.

Dalam konteks analisa organisasi, dikenal pula alat “PEST analysis”. PEST adalah kependekan dari "Political, Economic, Social, and Technological " ^[7]. Analisa ini menerangkan kerangka pikir dari faktor-faktor lingkungan makro yang digunakan untuk memahami kondisi lingkungan (environmental scanning). Dalam konteks SWOT, analisa PEST dapat untuk membantu memahami faktor eksternal.

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam PEST analysis secara sederhana dikelompokkan atas faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Faktor politik mencakup misalnya berupa kebijakan pajak, hukum tenaga kerja, peraturan-peraturan tentang lingkungan,  pembatasan perdagangan, tarif, dan stabilitas politik. Faktor ekonomi mencakup pertumbuhan ekonomi, tingkat bunga, nilai mata uang, dan tingkat inflasi. Faktor sosial melihat kepada aspek kultural termasuk kesadaran masyarakat tentang kesehatan, tingkat pertumbuhan populasi, distribusi penduduk atas kelompok umur, dan etos kerja. Faktor teknologi adalah aspek ekologi dan lingkungan yang dapatmenjadi pembatas, dan minimum produksi untuk efisiensi.  

Salah satu alat lain untuk membantu memahami permasalahan organisasi adalah “Analisa Tulang Ikan”. Analisa tulang ikan dipakai untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari satu masalah atau pokok persoalan dengan cara yang mudah dimengerti dan sistematis. Alat ini dapat membantu dalam menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses,  dengan cara memecah proses menjadi sejumlah kategori yang berkaitan dengan proses, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan dan sebagainya. Langkah-langkah yang ditempuh adalah: menyiapkan sesi sebab-akibat, mengidentifikasi akibat, mengidentifikasi berbagai kategori, menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran, mengkaji kembali setiap kategori sebab utama, dan mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin. Manfaat Analisa Tulang Ikan adalah untuk memperjelas sebab-sebab suatu masalah atau persoalan yang dihadapi [8].

---

[1] Bartol, K.M., & Martin, D.C. 1991. “Management”. New York: McGraw Hill, Inc.

[2] Johnson, G., Scholes, K., & Sexty, R.M. 1989. “Exploring Strategic Management”. Scarborough, Ontario: Prentice Hall. (dalam Gatot Subroto. Staf Teknis pada Pusat Inovasi, Balitbang Diknas. ”Analisa SWOT: Tinjauan Awal Pendekatan Manajemen”.  Sebuah Pengenalan Inovasi Program pada Sekolah Kejuruan. (http://www.depdiknas.go.id/Jurnal/26/analisis_swot_gatot.htm., 4 Juli 2005).

[3] “SWOT Analysis: Understanding Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats”. (http://www.mindtools.com/swot.html., 4 Juli 2005).

[4] Hill, T. and Westbrook, R. 1997. "SWOT Analysis: It's time for a product recall". Long Range Planning, vol 30, no 1, tahun 1997.

[5] Glass, N.M. 1991. “Pro-active Management: How to Improve Your Management Performance”. East Brunswick, NJ: Nichols Publishing.

[6] Gatot Subroto. Staf Teknis pada Pusat Inovasi, Balitbang Diknas. ”Analisa SWOT: Tinjauan Awal Pendekatan Manajemen”.  Sebuah Pengenalan Inovasi Program pada Sekolah Kejuruan. (http://www.depdiknas.go.id/Jurnal/26/analisis_swot_gatot.htm., 4 Juli 2005).

[7] Adakalnya analisa PEST dimodifikasi misalnya menjadi analisa STEP, STEEP atau PESTLE (Political, Economic, Socio-cultural, Technological, Legal, Ethical).

[8] “Total Quality Management: Analisa Tulang Ikan”. (http://www.deliveri.org/guidelines/how/hm_1/hm_1_2_4i.htm., 4 Juli 2005).